מתי לא להשתמש במצגות

למאמרים נוספים בנושא תכנון, הכנה והעברה של מצגות

מצגותהן כלי אפקטיבי בהרבה מצבים, אבל לא בכולם.  לפעמים דווקא הרצאה פשוטה, אולי בעזרת לוח מחיק, יכולה להיות יותר מעניינת, יותר מובנת או יותר משכנעת.  הנה כמה מקרים לדוגמה שבהם שכרה של המצגת יוצא בהפסדה:

1. אם לא הספקת להתאמן

מצגת מחייבת תירגול משתי סיבות – הגהה ואימון. ושתי הסיבות הללו מחוברות, כלומר אי אפשר להגיה בלי להתאמן, וקשה להתאמן בלי לרצות להגיה.
אימון – כי הטיוטה הראשונה תמיד לקוחת יותר זמן ממה שיש לך, כי אם אתה לא זוכר את סדר השקפים אתה תפשל, וכי זה פשוט נראה לא מקצועי.
הגהה – כי אחרי כל אימון בטוח תראה המון דברים שהם פחות ברורים כשאומרים אותם בקול ממה שהם נראו כשכתבת את המצגת.

2. לצורך שיחות מוטיבציה

מצגת היא כלי מצויין להעברת מידע, אבל כלי בינוני-מינוס להעברת רגשות. יש למצגת גם תכונה שהיא מנתקת את הדובר מהקהל (למשל כי חשוך יותר) והיא תמיד נראית מוכנה מראש ולא ספונטנית.

3. כשצריך דיאלוג עם הקהל

מצגת היא במהותה כלי תקשורת חד כיווני.  עצם העובדה שהכנת אותה מראש בבית פוסל את האפשרות של הקהל להשפיע על המבנה והתוכן שלה.  כמו כן, אלא אם יש לך שלט אלחוטי ומיומנות טובה בלהסתובב איתו המצגת גם מעודדת אותך להישאר קפוא וסטטי.

4. כאשר צריך להגיב במהירות

מהרגע שעשית SAVE למצגת ולקחת אותה איתך לדרך, המבנה והתוכן של מה שתעביר לקהל נקבע.  לכן, אם קיים סיכוי שיהיה צריך לשנות דברים תוך כדי הנאום המצגת כנראה תכשיל אותך.

אגב, מעבירי מצגות רבים מביאים איתם את המצגת על המחשב שלהם כדי שיוכלו לעשות שינויים ברגע האחרון. זו מדיניות אפשרית אבל חשוב לזכור שהיא מגדילה את הסיכוי לתקלות, וגורמת לכך שבמקום להתרכז ברגע שלפני המצגת במסר ובלקוחות אתה מרוכז במחשב.