טעויות מעצבנות במצגות

למאמרים נוספים בנושא תכנון, הכנה והעברה של מצגות

העברה של מצגת היא פעולה מורכבת, והעברה מוצלחת של מצגת מחייבת מקצועיות וכישרון (ולכן אני ממליץ ללמוד את זה בקורס מצגות מסודר). אבל לדעת איך לא להעביר מצגת דווקא יותר קל.  למעשה, ישנן כמה דרכים מאד פשוטות ומאד נפוצות להרוס מצגת והרי העיקריות ביניהן:

להציג בעברית מצגת שכתובה באנגלית

מצגת הכתובה באנגלית ומוצגת בעברית יוצרת דיסוננס, כאשר הקהל צריך ליצור סינתזה בין המסר המילולי למסר הכתוב. זה גורם לאלו שלא דוברים אנגלית טובה להתנתק מהמסך.  זה גם גורם לאלו שכן קוראים מהר וטוב באנגלית להתנתק מהדובר.  חמור מכך, זה גם גורם לדוברים להשתמש במילים לועזיות מיותרות ובז’ארגון.  למשל הסטרט-אפיסט שדיבר על “מוביליזציה של אפליקציות לאופריזן-סיסמטס של הסרבר הלוקאלי” (כן דני, זה אתה!)  יכול היה לדבר על “לנייד את התוכנה למערכת הפעלה על השרת המקומי”.

הצגה בעברית של מצגת לועזית היא טעות כל כך נפוצה בחברות היי-טק שהרבה פעמים מתכנתים בקורסים שלי חושבים שזה בסדר לעשות תרגום סימולטני של המצגת שלך בכל פעם שאתה מציג אותה.  “אבל כולם אצלנו עושים ככה” הם אומרים. “ואיזה אחוז מהמצגות שאתה רואה משעמם אותך עד דמעות?” אני שואל. “אה, בערך 80%. טוב, אולי את הצודק.” הם נזכרים.  ומה עושים כאשר צריך להעיבר את המצגת הזו גם בחו”ל לדוברי אנגלית? פשוט מתרגמים אותה.

להציג לקהל מצגת שנועדה להישלח במייל

כל הכללים באתר זה שנוגעים לאיך להכין מצגת אפקטיבית נכונים כמובן רק למצגות שאתם צריכים להציג לקהל. כאשר מצגת צריכה להישלח במייל הכללים אחרים מאד – למשל אפשר לכתוב בפונט קטן בהרבה כי רואים את זה על מסך קרוב. אבל ההבדל הכי גדול הוא שכאשר אין מציג, המצגת צריכה לכלול את כל המידע הרלוונטי וזה אומר הרבה מאד טקסט, כתוב בעברית תקנית

אבל מכיוון שמצגת במייל צריכה להסתדר בלי המציג, נובע שכאשר מנסים להעביר אותה לקהל המציג הופך מיותר. המצגת נראית דחוסה, עמוסה ובלתי קריאה, וכל נסיון להקריא את הטקסט יהפוך לארוך ומונוטוני.

בקיצור, לא להתעצל – אם אתם צריכים לשלוח במייל חומר לקראת הפגישה תכינו גירסה מלאת טקסט של המצגת. אפילו עדיף יותר, תכתבו מסמך בוורד ותשלחו אותו

להכניס למצגת את כל סוגי האנימציה שפאוורפוינט מציעה

גם כאן, להכניס המון אנימציות מסוגים שונים דווקא יכול להיות רעיון טוב לפעמים. אם אתם עושים מצגת על “נושא אישי: אופנועים” בכיתה ו’ זה יכול לעבוד טוב.  גם מצגת על “הטיול המגניב של אורטל לצפון” יכול ללכת טוב עם תמונות קופצות ומסתובבות.  לכל מטרה אחרת  זה ילדותי, מתלהב ומאד מאד לא מקצועי.

הכללים הם ברורים- בכל מצגת צריכים להיות מקסימום של שני סוגי אנימציה. הם צריכים להיות מהקטגוריה של “עדינים” או “רגילים”, והם חייבים להיות בכיוון אחיד – רצוי מימין לשמאל בעברית ושמאל לימין באנגלית. אם יש לכם שקפים דו-לשוניים אפשר תמיד ללכת על מלמעלה למטה. והם צריכים להיות במהירות גבוהה או גבוהה מאד. אני אישית משתמש בעיקר ב”ניגוב” (wipe) לטקסט בגלל שהוא מאפשר קריאה תוך כדי עלייתו ו-“התמוססות”(fade) לגרפיקה, אבל זה באמת עניין של טעם.

להכניס המון טקסט לכל שקופית

הכלל צריך להיות ברור – מקסימום 6 שורות בשקופית, ומקסימום 6 מילים בשורה. הדגש כאן הוא על מ-ק-ס-י-מ-ו-ם, לא ממוצע, ולא כמות אחידה. זה השקף הכי עמוס במצגת. ומה לעשות אם החומר לא נכנס לשקף? פשוט לפצל  אותו לשני שקפים. 

הנה דוגמה והסבר לאיך מצגת צריכה להיראות עם עודף טקסט ועם כמות טקסט סבירה.

להקריא את המצגת מילה במילה

אין דבר יותר משעמם, מיותר, מעצבן, ומזיק מאשר להקריא את השקופיות מילה במילה.

• זה משעמם כי אנשים קוראים הרבה יותר מהר ממה שהם מדברים ( 300-500 מילים בדקת קריאה לעומת 100-150 לדקת דיבור), לכן כאשר מישהו מקריא אז התוכן של המצגת עובר הרבה יותר לאט.
• זה מיותר בגלל שמהר מאד הקהל קולט שזה מה שהמצגי עושה וקורא את הטקסט בעצמו, ואז בעצם כבר אין צורך במציג.
• זה מעצבן, כי בזמן שהקהל קורא את הפיסקה השלישית המציג מקריא את השניה. כך שהקהל קורא דבר אחד ושומע דבר אחר, מאד קשה להתרכז ככה.
• זה מזיק, בגלל שבשלב הזה הקהל מרגיש שהמציג לא רק מיותר אלא ממש מחבל בהבנת המצגת ובהנאה ממנה.

להחליף עיצוב וסגנון כמה פעמים במהלך המצגת

אז בניגוד לכל הטעויות הקודמות, זו לא טעות של עצלנים אלא טעות של חרוצים מדי שהחליטו לעצב כל שקופית עם רקע ומבנה אחר (או עצלנים שמערבבים שקפים מכמה מצגות ביחד).

הבעיה  כאן היא בלבול הקהל שכל פעם צריך להבין מחדש איך המצגת בנויה, לחפש את הכותרת ואת הנקודות המיותרים שמקשה על הקהל להתרכז במסר.