טיפים – איך להתכונן להעברת מצגת

למאמרים נוספים בנושא תכנון, הכנה והעברה של מצגות

להימנע מהערות מודפסות או על המחשב

הערות מודפסות הן מתכון לבילבול והסתבכויות.  גם כך העברת מצגת קשה יותר מהרצאה רגילה בגלל שצריך להתרכז גם בדיבור וגם במצגת. כאשר מוסיפים הערות מודפסות זה מוסיף עד דבר להתרכז בו.

כמו כן, יש קושי לסנכרן את השקופית על המסך עם הדף הנכון, ותמיד קורה שמעבירים 2-3 שקופיות בלי להעביר דף ואז הולכים לאיבוד. וזה עוד לפני הבעיות השכיחות של חדר חשוך מדי שקשה לראות בו, והערות בכתב קטן מדי שקשה לקרוא.

הפתרון: להתייחס למצגת כאל ראשי פרקים, ולדאוג שכל ראשי הפרקים החשובים נמצאים על המסך.

לעשות חזרות מלאות

מצגת מורכבת היא דבר שצריך לתרגל כדי להעביר טוב.  כלל אצבע יעיל אומר שחייבים לתרגל לפחות פעמיים, ושאם התרגול לא היה טוב בפעם השניה מסוכן לקוות שההופעה תשתפר עם קהל חי. ישנן שלוש נקודות רגישות במיוחד שמחייבות תרגול:

אנימציה – בלחץ העברת המצגת קל מאד לשכוח את הסדר שבו התכנים מגיעים. זו בעיה גם במצגת ללא אנימציה כאשר שוכחים ששקף מסויים מגיע לפני שקף אחר ומציגים את המידע שבו. זו בעיה גדולה עוד יותר כאשר השורות בשקף עולות בלחיצת כפתור, או כאשר יש נתונים שעולים בהדרגה.  אם לא מתרגלים לא זוכרים.

תיזמון – לרוב המצגות יש זמן מוגבל – 5 דקות למכירות, 15 דקות לכנס מחקרי, 20 דקות לבקשת השקעה, 45 דקות לשיעור אקדמי, וכן הלאה.  רק תירגול אמיתי, עם שעון, שבו מציגים בקול רם את התוכן נותן מושג אמיתי כמה זמן המצגת תתפוס.  ולרוב מגלים לאחר ההצגה שחייבים לקצר, להאריך או לשנות – בקיצור, להגיה.

הגהה – רק כאשר אומרים את הדברים בקול רם מקבלים מושג טוב על איך זה יישמע לקהל. לרוב אחרי כל תרגול כזה רצים למחשב ומשנים חלקים.

לבדוק היטב את הציוד

גם למומחים הכי גדולים במחשבים קורה שהציוד מתקלקל או לא מתאים.  חשוב מכך, אין דבר מביך, שמגחיך את הדובר יותר מאשר לגחון מאחורי המחשב ולחבר כבלים או עכבר שמעביר שקפים בעצמו וחושף את הפנץ’ ליין לפני הזמן.

לכן חשוב תמיד להרים טלפון כמה ימים קודם וולבדוק את הצ’ק ליסט הבא, וכן לברר מי האחראי הטכני ושהוא יהיה בהישג יד.  ועדיין חיוני להגיע לפחות 15 דקות לפני הזמן ולבדוק את הצ’ק ליסט הבא:

1. גיבוי –  תמיד חשוב להחזיק עוד גיבוי למצגת, ורצוי גם לציוד ההצגה.  מבחינת המצגת תמיד להחזיק עותק במייל, ועותק בדיסק-און-קי, ואם אפשר אז גם בסמרט-פון ובמחשב הנייד. 
2. המחשב – לראות שהוא באמת נמצא, מחובר לחשמל, נדלק כמו שצריך, ובמיוחד שהוא מזהה את הדיסק-און-קי שעליו הבאת את המצגת.
3. מערכת ההפעלה – לבדוק שאין הודעות שגיאה מעצבנות, ושהמחשב לא איטי מדי – זה לעיתים סימן רע שמצביע על וירוסים שייפגעו במצגת שלך. חשוב במיוחד בעבודה עם מעצבים וסטרט-אפיסטים שיש להם נטיה להתקין לינוקס או מקינטוש על המחשב שלהם.
4. פאוורפוינט – לבדוק שהגירסה שעל המחשב תומכת במצגת שלכם מבחינת גירסה ושפה.  לבדוק שאתם יודעים לעשות את הפעולות הבסיסיות (לפתוח, לשמור, להפעיל מצגת וכד’) שאתם יודעים בעיניים עצומות בגירסת 2000 שמותקנת לכם בבית אבל לא בגירסת 2007 שבחדר הישיבות.
5. המצגת – לבדוק שהמצגת לא התקלקלה בדרך, שלא שמרתם בטעות טיוטה קודמת,ושהכל רץ על המחשב החדש כמו שצריך. חשוב לעבור על המצגת במצב הצגה ולא במצב עיצוב כדי לראות שכל האנימציות רצות.
6. העכבר/מעבר השקפים – לבדוק שאתם יודעים איך חוזרים אחורה (זה תמיד טריקי) ושהחוט מספיק ארוך. לפעמים יהיה שם איזה מעביר שקפים מתוחכם שאולי גם כולל ציין לייזר או מיקרופון וצריך יהיה להתרגל אליו. באופן אישי זה תמיד רעיון טוב להביא איתכם עכבר אלחוטי עם מתאם USB ליתר בטחון.
7. המקרן (‘ברקו’) – לבדוק שהוא עובד ושאתם יודעים להעביר את השליטה וההקרנה מהמסך של המחשב שלכם למקרן, וגם שאתם יודעים להעביר חזרה, למקרה של תקלה במצגת שאתם צריכים לפתור בלי שכולם ייראו.
8. מערכת התאורה – לראות שאתם יודעים כמה חשוך נעשה, איך דואגים שלא יהיה חשוך מדי, האם יש לכם בקרה על התאורה ואם לא אז למי כן.
9. מערכת הקול – אם יש צורך בהגברה אז חשוב לדאוג שהיא עובדת, שהיא מכויילת (שלא תישמעו כמו ספידי-גונזלס או כמו דארת ויידר) ושאתם יודעים איך לשלוט בה.  אם אתם משתמשים באפקטים קוליים במצגת (לא מומלץ בכלל) או מקרינים סרטון חשוב לבדוק שהמצגת מחוברת גם היא לאותה מערכת הגברה.