קורונה ו-Zoom: טיפים לניהול שיחות וידאו

אחד הדברים המעניינים ב-2020 (אוקיי, אחד הדברים הלא-נוראיים, המענייינים ב-2020) הוא שטכניקות שלימדנו שנים לבכירים ואנשי הייטק הפכו למיומנויות הכרחיות לכולנו. 

פתאום לא רק מנהלים ומדעניות  צריכים לדעת להשתתף בשיחות ועידה או להעביר מצגת ב-Video Conference, למעשה כמעט כל נכד וסבתא צוברים קילומטראז’ בזום ובהנגאאוטס.

אז רצינו לשתף איתכם את הכלים שלנו, ולתת גם כמה הזדמנויות למידה.

טיפים למנהלי שיחת ועידה

שיחות ועידה רבות משתתפים יצליחו רק במידה שינהלו אותן במקצועיות, וגם הפלטפורמה הכי מקצועית ויקרה לא יעזרו כשהדוברים מורחים את הזמן או כשמתפרצים לדברים.  הנה כמה טיפים חזקים:

• להחליט ולהודיע מראש על המסגרת
  האם צריך שכולם ייפתחו מצלמות?  האם הם נדרשים להשתתף רק בדיבור או גם בצ’אט?  כמה זמן תימשך השיחה?
  כמו כל ישיבה ואפילו יותר, שיחת ועידה מתנהלת טוב יותר אם המשתתפים יודעים מראש מה מצופה מהם.
  בימים כאלו שבהם הסדרים קבועים נשברו מזמן לפעמים קשה לדרוש מאנשים להגיע בזמן או להיות לבושים לפגישה בהתראה קצרה.  גםם כמות הבלת”מים קופצת ומשתתף ו(כולל מנהל השיחה) עשוי להיתקע עם פעוט שנכנס לחדר כדי לריב עם אחותו.  לכן כדאי להגדיר למשתתפים כמה שיותר זמן מראש מה מצופה מהם.
• מקסימום שליטה בשיחה (במיוחד אפשרות להשתיק מיקרופון למתפרצים) 
  ישיבה רגילה שגולשת לצעקות אפשר עדיין לנהל- שיחת וידאו לא.  בפגישה רגילה צעקות בפגישה הן לפעמים דבר טוב: סיעור מוחות שמתנהל בשקט כנראה לא מלהיב אף אחד.  בשיחת וידאו אי אפשר בטכנולוגיה הקיימת להבין יותר מ-2-3 דוברים בו זמנית.
  לכן בשיחות בעלות אופי פורמלי כדאי מאד למנהל להשתמש במערכות שמאפשרות השתקה של משתתפים כגון זום או יוניקו.  מאותה סיבה עצמה, כשרוצים לעשות שיחה לא פורמלית, הבחירה בסביבה שיוויונית שלא מאפשרת השתקה (כגון ווטסאפ או גוגל הנגאאוטס) מתאימה יותר.
• להיכנס לשיחה 10 דקות מראש (או לבקש מאחד העוזרים להיכנס)  
  אם נכנסים לשיחה ברגע שנקבע, ייקח לפחות כמה דקות לכולם להצטרף, וכמובן שכל התקלות ייצטרכו להיות מטופלות עם כולם.
  כאשר ההתכנסות היא 10-15 דקות מראש אפשר להתחיל את השיחה בזמן.
• לבקש מהם לפתוח מצלמה
• שימוש נכון בצ’אט ובקבצים
  מכיוון ששיחת וידאו היא מדיום איטי יחסית, שבו מדברים לאט, ובסדר, ועם המון עצירות, היא יכולה בקלות להרגיש תקועה ומשעממת.
  למרבה המזל ברוב מערכות הוידאו יש ערוץ טקסטואלי מקביל של צ’אט וקבצים.  ויש לו המון שימושים חשובים שיזרזו את השיחה. לדוגמה:
• לעדכן משתתף שנכנס באיחור (או התנתק) במה שקורה בלי לעכב את כולם
• לבקש ממשתתפים לחשוב על התייחסויות למה שנאמר באותו רגע
• להכניס עדכונים דחופים שקורים בזמן אמת מבלי להפריע לדובר
• לשחרר לחץ בפגישה טעונה בכך שמאפשרים לעוד משתתפים לתבטא מלבד הדובר

טיפים למשתתפים בשיחת ועידה

• להגיע מוכן מראש
• לדאוג לתאורה נכונה וחצובה
• מיקום לעמידה וישיבה